اهمیت اخذ استاندارد های ISO
چنانچه شما صاحب یک مجموعه تولیدی ، خدماتی ، اقتصادی و یا … باشید شاید برای شما بارها این سئوال مطرح شده باشد که اصولا ایزو چیست و چرا باید سازمان ها و شرکت ها برای دریافت اینگونه استاندارد ها خود را به زحمت انداخته و در این مورد هزینه نمایند ؟اهمیت این استاندارد ها در چیست ؟ چه تاثیری بر عملکرد کیفیت کالاو خدمات شما خواهد داشت ؟ چرا برخی از شرکت ها و سازمان ها پس از دریافت این استانداردها نمی توانند آن را حفظ و نگهداری نمایند ؟ عمده دلایل توفیق و شکست سازمان ها و شرکت ها در زمینه های استاندارد های ایزو در چیست ؟و… تمامی این موضوعات از نگاه استاندارد تعریف شده و هر کدام از شرکت هایی که به این سمت تمایل پیدا کرده اند از اهمیت این موضوعات اطلاع کافی را داشته و متوجه تاثیرات این استاندارد ها در عملکرد سازمان خود شده اند.
لذا با توجه به اهمیت این موضوع بخصوص به منظور توسعه و بهبود سازمان ها و کیفیت کالا و خدمات آنها در ادامه این موضوع را بیشتر توضیح خواهیم داد تا شاید گامی کوچک برای کمک به توسعه شرکت های کشور عزیزمان ایران کرده باشیم .
سازمان جهانی ایزو
هر چند به تصور خیلی ها کلمه (iso) از عبارت International Organization for Standardization گرفته شده و حرف اختصاری آن می باشد ولی اگر چنین بود حرف اختصاری باید (ios) می شد. در حالی که این کلمه از یک کلمه یونانی مشتق شده است به نام (isos)به معنی برابر و استاندارد که با توجه به توافق کشورهای عضو این کلمه بصورت سه حرفی و با نام (iso) مطرح و شناخته شد.
سازمان ایزو یک سازمان غیر دولتی بین المللی می باشد که در سال 1947 تاسیس و مقر آن در ژنو تعیین شد. این سازمان با عضویت 157 کشور از تمامی نقاط دنیا هم اکنون به فعالیت خود ادامه می دهد و وظیفه هماهنگی با مقر اصلی آن با یک مرکز اصلی در داخل کشور های عضو می باشد . هدف اصلی راه اندازی این سازمان بین المللی حمایت از تولید کنندگان و مصرف کنندگان کالا و خدمات در سایه استاندارد سازی فعالیت های مرتبط در جها ن با دیدگاه تسهیل کننده برای تبادلات بین المللی کالاها و خدمات ، ارتقاء همکاری های علمی ، فنی ، اطلاعاتی و اقتصادی می باشد . سازمان بین المللی استاندارد (ISO) وظیفه تدوین استانداردهای فنی و اختیاری را با در اختیار داشتن مجربترین کارشناسان در تمامی حوزه های فنی و خدماتی بر عهده دارد . دامنه این استاندارد ها تقریباً تمامی موضوعات تکنولوژی را پوشش داده و در راستای کمک به ساخت و عرضه کالاها و خدمات موثرتر و با کیفیت تر و ایمن تر حرکت می نماید . موافقت نامه های بین المللی دست آورد فعالیت ها و اقدامات سازمان بین المللی (ISO) می باشد که در نهایت بصورت استاندارد های بین المللی چاپ و منتشر شده و می شوند .از اعضاء اصلی این سازمان که در تدوین استاندارد های بین المللی نیز تاثیر و مشارکت فراوانی دارد موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران می باشد .
مراجع صادر کننده ایزو
مراجع صادر کننده گواهینامه های استاندارد ایزو معروف به CB یا همان Certification Body می باشند . این نهاد ها اعتبار خود را از یک AB که شرکت اصلی و یا همان مرجع نهایی می باشد در دنیا کسب می نمایند . هر کشور برای خود تعدادی CB دارد که دارای اعتبار بوده و این CB ها نیز می توانند در کشورهای مختلف و یا حتی شهرهای یک کشور دارای نمایندگی و شعبه باشند.
این CB ها پس از آمادگی شرکت ها برای ممیزی و عقد قرارداد با آنها زمان ممیزی و نوع ممیزی را برنامه ریزی نموده و به مشتری اعلام می نمایند و پس از آن در زمان و تاریخ مشخص شده اقدام به ممیزی در محل مشتری می نمایند و در صورتیکه مشتری تمامی الزامات را رعایت نموده باشد و مغایرتی بزرگ و یا عدم انطباق اساسی نداشته باشد با دریافت مدارک لازم از مشتری اقدام به صدور گواهینامه های شمتری نموده و برنامه ای را برای ممیزی دوره ای ویا سالیانه برای مشتری تنظیم نموده و در زمان های تعیین شده به ممیزی دوره ای و مراقبتی سازمان می پردازد . سازمان ها پس از اخذ این استاندارد ها باید تلاش نمایند تا در مسیر بهبود حرکت نموده و تمامی خواسته های استاندارد که توسط CB نیز به آنها اطلاع رسانی می شود را انجام دهند تا بتوانند اعتبار گواهینامه های خود را هر سال حفظ نموده و به توسعه پایدار و بهیود مستمر دست یابند.
برای انتخاب CB نیز باید مواردی را مد نظر قرار داد. از جمله این موارد می توان به اعتبار CB اشاره نمود که باید بررسی نمود که اعتبار خود را از کدام AB دریافت می نماید و متعلق به کدام کشور می باشد و پس از صدور گواهینامه آیا در سامانه مشتریان AB نام سازمان شما ثبت خواهد شد یا خیر که باید برای روشن شدن این موضوع به سراغ مشتریان قبلی رفته و سوابق آنها را در AB بررسی نمود.
در ضمن در انتخاب CB باید به دو مورد اساسی دیگر نیز توجه و التزام لازم را داشته باشید . اصولا سازمان هایی که با قیمت خیلی کم اقدام به ممیزی و صدور گواهینامه می نمایند از اعتبار لازم برخوردار نیستند و CB هایی هم که قیمت بسیار بالایی دارند از انصاف خارج شده و مبالغ دریافتی مبالغ حقیقی نمی باشند .
هرچند بررسی و شناخت تمامی این موارد نسبی می باشد و معمولا کارشناسان خبره این حوزه و متخصصین اجرایی در این موضوعات به خوبی CB ها و AB های مجاز را شناخته و از عملکرد و اعتبار آنها اطلاعات کافی را خواهند داشت . به همین دلیل و به منظور عدم اتلاف زمان و سرمایه خود توصیه می شود حتما از کارشناسان و متخصصین این حوزه مشاوره و همکاری گرفته شود .
انواع مختلف استاندارد های ایزو
درصورتیکه به دقت بسته بندی کالاها و محصولات خریداری شده را نگاه کنید با علایم و نوشته هایی همچون آرم استاندارد ایران ، CE ، ISO 9001:2008 ، ISO14001:2004 ، OHSAS18001:2007 ، HACCP و … برخورد می کنید . هر کدام از این علائم با خود حامل پیامی هستند . مثلا ً ISO9001 مبین این موضوع است که سازمان تولید کننده این کالا ، محصول و یا خدمت از یک نظام کیفی خاص و استانداردی برخوردار است ، CE نشان دهنده مجوز ورود این کالا به بازارهای اروپایی است، ISO 14001 نشان دهنده تعهد سازمان تولید کننده به مدیریت محیط زیست و … می باشند . این نمونه استاندارد ها بسیار زیاد بوده و بر عکس برخی مقوله ها در مبحث استاندارد ها کشور ایران همیشه با ترجمه آخرین ورژن این استاندارد ها و نقش موثری که در تدوین آنها دارد در مقوله های استاندارد های بین المللی ISO به روز بوده و کارشناسان ایرانی در این زمینه توانایی بسیاری خوبی دارند .
لزوم استاندارد سازی
استاندارد سازی یکی از اساسی ترین پایه های علم و فناوری است که به پیشرفت صنعت و اقتصاد کمک بسزایی می کند. این استاندارد ها با ارائه راهکاری های بسیار مناسب سطح کیفیت محصول ، خدمت و کالا را افزایش داده و برای رسیدن به فناوری پیشرفته هر محصول و یا خدمت ابزار قدرتمندی خواهد بود . اغلب در زمینه استاندارد سازی این تولید کننده است که نسبت به مصرف کننده برد داشته و سود بیشتری را عاید خود خواهد کرد . چرا که استحکام صنعت و فناوری با رعایت صرفه جویی های حاصل از رعایت استاندارد ها با صرفه جویی در خصوص قطعات و مواد اولیه غیر ضروری و حذف و هدفمند کردن ضایعات به قدری چشم گیر است که هرگونه سرمایه گذاری در زمینه استاندارد سازی محصولات و خدمات را توجیه نماید به شکلی که در اندک زمانی نه تنها هزینه های انجام شده را بازگشت خواهند داد که می توانند از این طریق به صورت کاملا محسوس درآمد و مبالغ ذخیره را افزایش دهند .
پیاده سازی صحیح هر کدام از این استاندارد ها هزینه هایی همچون انبار داری و ساخت ابزار و ماشین آلات را کاهش خواهد داد ، فرآیند های تولید را شکل دهد و منظم خواهد نمود ، نحوه عملکرد کارخانه سازماندهی خواهد شد ، اسناد ، نقشه ها و طرح های تولید بصورت نظامند طبقه بندی و نگهداری می شوند ، همکاری واحد های مختلف کارخانه و یا سازمان بصورت موثر و در راستای فعالیت کارخانه و یا سازمان شکل دهی خواهند شد ، تولید در هر مرحله تحت کنترل بوده و میزان پرتی و زیان کاهش پیدا خواهد کرد ، بسته بندی و تحویل به موقع محصولات تحقق پیدا خواهد کرد ، مواد اولیه همیشه در دسترس و به موقع تامین خواهند شد و… که همه اینها در نهایت به رضایت بالای مشتریان مبدل شده و باعث افزایش قدرت رقابت شرکت با رقبا شده و در سایه شناخت بازار و رقبا می تواند در کوتاه مدت تمامی نقاط ضعف به قوت تبدیل شده و پتانسیل های بهبود شرکت هر روز بیشتر رشد خواهند کرد.
هرچند لازمه رقابت در بسیاری از زمینه ها و بازارها نیاز به پیش نیاز های مختلفی دارد که با اطمینان می توان از اولین و موثرترین ابزار های رقابتی وبه همین استانداردها اشاره نمود . به عنوان مثال برای ورود به بازار خودرو سازها به یقین سازمان و یا شرکت باید ابتدا استاندارد های ISO 9001 مدیریت کیفیت و ISO TS16949 استاندارد مشخصات فنی در صنایع خودرو سازی و صنایع وابسته را داشته باشد و یا برای ورود به بازارهای اروپایی شرکت باید ابتدا استاندارد CE را اخذ نماید.
به طور کلی برای اخذ استانداردهای مدیریت کیفیت شرکت ها و سازمان ها باید به ایجاد زمینه ها و بسترهای مناسب دست زده و تمامی کارکنان و ذی نفعان شرکت را برای این موضوع آماده کرده و توصیه می شود در این زمینه حتما از کارشناسان و متخصصین امر کمک و یا مشاوره گرفته شود . اما پس از ایجاد آمادگی برای کارککنان و تشکیل دوره های آموزشی در سطح مدیران و کارکنان هدئت مدیره و مدیر عامل سازمان باید استراتژی و خط مشی خود را به همراه اهداف کلان و خرد و برنامه های عملیاتی تدوین نموده و با کمک واحد تضمین کیفیت و یا تعالی سازمانی شرکت اقدام به تفهیم و گسترده کردن خواسته های سازمان و نحوه دستیابی ان در تمامی سطوح سازمان می نمایند. این حرکت در سطح تمامی سازمان باید پذیرفته شده و تمامی کارکنان ، ذی نفعان و مشتریان شرکت و یا سازمان باید متوجه حرکت سازمان شده و با او برای تحقق این امر همسو شوند. با تعریف استراتژی ، خط مشی و اهداف و برنامه ها ی شرکت و تعیین چشم انداز شرکت مطابق با استاندار مورد درخواست سازمان باید تمامی خواسته های استاندارد در قالب دستور العمل ها ، آئین نامه ها ، روش های اجرایی ، آموزش ها ، فرم ها و … در راستای یک فرآنید کلی تعریف شده تعریف و در سطح سازمان اجرا شود تا سازمان پس از موفقیت در تمامی این جریانات با اطمینان از رسیدن به اهداف و برنامه ها و همسویی همه ذی نفعان و کارکنان با انجام ممیزی ها ی دوره ای و داخلی سازمان مادر را انتخاب کرده و خود را برای ممیزی نهایی و صدور گواهینامه های مرتبط آماده نماید.
تعریفی کلی از برخی واژه های استاندارد ایزو
کیفیت : خواص و ویژگی های یک محصول و خدمت که ضمن انطباق با الزامات قانونی بتواند خواسته های مشتری را نیز تامین کند .
عرضه کننده : شخص یا سازمانی است که ارائه کننده کالا ، محصول و یا خدمت باشد مانند تولید کننده ، فروشنده ، پیمانکار و …
مشتری : شخص یا سازمانی که دریافت کننده خدمت ، کالا و یا محصول می باشد و معمولا بر روی آن فرآیند یا ارزش افزوده ای ایجاد می کند .
مصرف کننده : شخص یا سازمانی که محصول ، خدمت و یا کالایی را دریافت و به مصرف می رساند .
خدمت : فرآیندی که معمولا قابل لمس نبوده و باید درک شود یعنی قابل فهم توسط ادراک می باشد و عقلایی است .
تولید : نتیجه و محصول یکسری فرایند قابل لمس که توسط حواس قابل تشخیص می باشد .
عدم انطباق : برآورده نشدن یک الزام استاندارد ، قوانین و مقررات و یا خواسته های اساسی سازمان .
روش اصلاحی : از بین بردن معلول
اقدام اصلاحی : مجموعه فعالیت های تعریف شده که به دنبال شناسایی و رفع علت های ایجاد یک مشکل می باشد.
اقدام پیشگیرانه : فعالیت هایی که به شناسایی عوامل و علت های بالقوه ای می پردازد که می توانند در آینده باعث بروز مشکل شوند .